Online Terminplaner: Abstimmen und Koordinieren mit DOODLE

Laut einer internationalen Studie verbringen Arbeitnehmer pro Woche nahezu 5 Stunden damit, Meetings zu vereinbaren oder Termine zu aktualisieren. DOODLE hat diese Umfrage bereits zum zweiten Mal initiiert und befragte 1500 Mitarbeiter, die als Manager oder Assistent arbeiten, zu den Erfahrungen in der Koordination von Terminen. Sie alle kamen aus Deutschland, Amerika und Frankreich.

Das Ergebnis beschreibt, dass die Befragten im Durchschnitt 9 Meetings mit jeweils 7 Teilnehmern in der Woche verabreden. Für die Planung werden nach wie vor Emails oder Desktopkalender genutzt. Danach folgen Onlinekalender und Telefonate. Rechnet man die Zeit hoch, beträgt die Gesamtsumme 6 Arbeitswochen pro Jahr, die nur für die Terminfindung verbraucht werden. Webbasierte Tools wie Doodle erfreuen sich leider erst der Nutzung einer kleinen Gruppe von Menschen.

Durchschnittlich 4 bis 5 Stunden werden von den Befragten pro Woche genutzt, um die Termine zu erstellen und zu koordinieren. Ein Viertel aller Arbeitnehmer erklärt sogar, dass für die Pflege der Kontakte 7 Stunden genutzt werden. Pro vereinbartem Meeting werden also 30 Minunten verwendet.

Die Nutzer von Doodle brauchen mit einer viertel Stunde nur halb so lang für die Vereinbarung eines Termins, wie Nutzer des herkömmlichen Wegs. Dies kam bei einer Onpage Umfrage heraus, bei der 385 User teilnahmen.

Ein großer Faktor, der viel Zeit kostet ist das Kalendersystem, welches bei jedem Nutzer anders ausfällt. Ebenso behindert die mangelnde Rückmeldung der Teilnehmer einen flotten Ablauf der Terminabsprache. Fast 90 % der Befragten nervt es, wenn eingeladene Personen nicht absagen oder sich erst verspätet zurückmelden. Doodle setzt genau hier an, um eine effiziente Planung der Termine zu ermöglichen.

Die Premiumversion des Zugangs bei Doodle bietet eine tolle Übersicht aller Teilnehmer. Dort kann der Nutzer erkennen, wann jemand anderes geantwortet hat und ob noch jemand fehlt. Die Studie hat das enorme Sparpotential von Doodle aufgedeckt, erklärt CEO Michael Näf. Doodle sei bereit für den alltäglichen Einsatz im Büro. Was noch fehlt sind ausreichend Nutzer, doch vielleicht könnten Unternehmen Ihre Mitarbeiter zur Nutzung ermuntern und so einen besser geplanten Arbeitstag ermöglichen.